”I´m sure dinasours died out when they stopped gathering food and started to have meetings”
Steven G Rogelberg

Studier har visat att det i USA hålls cirka 55 miljoner möten varje dag, att 91 % medger att de dagdrömmer under mötena och 47 % tycker att det största slöseriet av deras tid är för många möten. På alltför många möten visar det sig dessutom att det endast är en som är nöjd efter mötet. Mötesledaren.

I boken ”The surprising science of meeting” ger författaren Steven G. Rogelberg förslag på hur en kan ändra på detta och istället skapa riktigt effektfulla möten och team. Här kommer några tips som vi på Lingsight instämmer med och som inte bara är gångbara i USA utan lika mycket för oss här i Sverige:

  • Be mindful of time – kalla rätt personer till rätt möte. Låt inget möte bli slentrian, fundera därför en extra gång om mötet verkligen behövs och hur lång tid varje möte ska ta.
  • Design an agenda – se till så att det finns en agenda med tydligt syfte. Skapa delaktighet redan innan genom att de som kallas får vara med och ta fram mötespunkterna. Skicka ut agendan i förväg så alla hinner förbereda sig, detta blir särskilt viktigt om det är ett besluts- eller problemlösningsmöte. Under mötet, ställ frågor till mötesdeltagarna och fånga deras ideer och funderingar.
  • Keep them small – ståmöten, gåmöten och färre som kallas till mötena, allt för att skapa mer närvaro och större chans till att alla får möjlighet till att vara delaktiga under mötena. Steven föreslår 8 personer som max medan företag som Google har en gräns på 10 personer per möte. Amazon har en regel om att det inte ska kallas fler personer till ett möte än som blir mätta på 2 pizzor.
  • Check in after – det har visat sig att många blir frustrerade av att inte bli kallade till möten, så väldigt viktigt att hålla alla som på något sätt är berörda informerade om vad som t ex beslutats eller utvecklats under mötet.

”A meeting is an event where minutes are taken and hours are wasted”
Steven G Rogelberg

Här kan du se en intervju med Steven på CBS News där han beskriver detta mer>>