Ibland blir mötena inte alls som en önskar. Frustration. Stress. Ineffektivt. Omärkbart resultat. Helt enkelt bortkastad tid. Nu tar vi i Häxan & Fyren oss an just sådana möten. Vanliga mötessituationer som inte behöver ske, situationer vi kan förebygga med tydlig kultur och struktur. Vi ger förslag på hur du kan göra dina möten så mycket bättre och skapa effektfulla möten med hög kvalitet!
Mötessituation #1: Vem gör vad till när?
Hur kunde du gjort detta möte så mycket bättre? Här kommer tips:
- Innan mötet avslutas. Summera och upprepa vem som ska göra vad till när.
Våga utse ansvariga. Vem som ska göra vad till när. Låt inte frågorna hänga ”löst i luften”.
- Hur ska ni sedan minnas vad ni sagt och bestämt?
Behöver ni föra minnesanteckningar eller protokoll? Hur detaljerade behöver de i så fall vara? Fundera över hur de ska användas och av vilka. Eller prova något annat format, till exempel att filma eller spela in ljud, antingen hela mötet eller bara en summering. Gör noteringarna användbara för er.
Vill du få fler tips på hur du kan skapa effektfulla möten? Läs vårt tidigare blogginlägg ”Bli mästare på att leda möten” här >>
Mötessituation #2: Spontanmöten i all ära, men…
Spontanmöten i all ära men reflektera före om timingen och förutsättningarna är de rätta för att nå bästa resultat.
Fråga dig själv om mötet verkligen behövs eller om det räcker med ett mail eller om mötet behövs men inte just nu. Låt alla mötesdeltagare få tid att förbereda sig och förstå syfte och mål.
Vill du få nya perspektiv på möten? Läs vårt tidigare blogginlägg ”Ny syn på möten?” här >>
Mötessituation # 3: Våga prova nya sätt att leda dina möten.
Prova till exempel nya metoder, våga lyssna mer än du pratar, våga ställ frågor och ta hjälp av de andra på mötet för att höja delaktigheten och få in nya perspektiv.
Vill du bli bättre på att lyssna? Läs vårt tidigare blogginlägg ”Mötet& konsten att lyssna aktivt” här >>
Mötessituation # 4: Vem ska komma på mötet?
Bestäm först syfte och mål med mötet, då är det lättare att se vem och vilka du behöver bjuda in till mötet för att uppnå målet. Behöver alla vara med, behöver någon vara med på mötet som jag inte hade tänkt på från början. Är du osäker? Fråga personerna innan du skickar kallelsen! ”Det här har jag tänkt, detta är mål och syfte”.
Vill du skapa slimmade och effektfulla möten? Läs vårt tidigare blogginlägg ”5:2-metoden för möten” här >>
Om du inte får nog av mötessituationer…
Kolla in Kvarteret Skatans underhållande mötessketch, se den här . Ta hand om dig i mötesdjungeln och bjud gärna mötesdeltagarna på kaffe under mötet … eller ska det vänta tills pausen lite senare? Vad hade varit det bästa för Kvarteret Skatans möte egentligen?
