Så här blir du mästare på att leda effektfulla möten

Dags att leda möten igen? Dags att sätta fart på utvecklingen igen? Är det då också dags att göra förändringar i HUR du leder möten? Saknar dina möten den effekt du önskar, är resultatet oklart många gånger och ser mötesdeltagarna ut som de vill vara någon annanstans? Att mötas är viktigt och berikande, men gör det med omsorg om dig, dina kollegor och organisationen. Kick-starta möteshösten – här får du med dig tre funderingar och tio tips för att bli mästare på att leda möten redan nu.

Jan Carlzon sa i en intervju att det krävs en del information plus en del emotion för att skapa rörelse, vi tänker att detta gäller i allra högsta grad för att skapa effektfulla möten. Att både information och emotion driver mötet framåt. Och det är ditt ansvar, som mötesledare, att skapa förutsättningar för att möjliggöra den rörelsen men sedan är det mötesdeltagarna som tillsammans skapar den. Varje möte är en del av en helhet, en anhalt på en resa. En anhalt som deltagarna bör förstå varför de är med på och som de också vill och ser behovet av att vara med på.

Jan Carlzon sa i samma intervju att som ledare handlar det om att välja att antingen styras av rädsla att inte duga eller kärlek att skapa en varm miljö. Det påverkar också utfallet på mötet – vågar du, vill du och välkomnar er möteskultur att du som mötesledare till exempel provar nya metoder, bryter invanda mönster och lyssnar mer än du pratar? Att vara mötesledare kan ibland upplevas som jobbigt och kravfyllt, men fundera på ”vad du och gruppen ska uppnå – vad är ert gemensamma mål? Då blir mötet och du som mötesledare ”bara” ett verktyg för att ta er mot det målet – tillsammans.

Innan tipsen kanske vi ska fundera på vad effektfullt egentligen betyder? Vad betyder det för dig? Och är effektfullt tråkigt, stelt och stressigt? Betyder det att alla alltid ska vara i sitt esse, att alla är på tårna konstant? Nej, inte som vi ser det. Effektfullt blir det, i vår mening, när kultur och struktur är i balans. När syftet och målet med mötet är tydligt, metoder anpassas och varieras efter gruppen och syftet och när alla som deltar förstår sin roll i sammanhanget och har fått möjlighet att förbereda sig inför mötet. Detta skapar en tydlig struktur och känsla av trygghet och kontroll hos deltagarna och här har du som mötesledare ansvaret att ge dem förutsättningarna. Sedan är vi i slutändan än dock bara människor, som har både bra och mindre bra dagar, men då har du som mötesledare gjort ditt bästa för att öka möjligheterna för ett tillfredsställande resultat.

Här kommer tre funderingar att ta med dig in i möteshösten:

Vad motiverar dig och hur kan du ta med dig den motivationen in i din roll som mötesledare?
Vad tycker du är de tre viktigaste faktorerna för att skapa givande möten? Se till så dessa tre faktorer är på plats när du själv leder möten.
När du får mötesinbjudningar hur vill du att dem ser ut så att du blir peppad, nyfiken och angelägen att delta på just det mötet? Gör sådana inbjudningar själv när du bjuder in till möten!

Med dessa tre funderingar kommer du långt, men här kommer tio tips också:

Behövs överhuvudtaget mötet?
Fråga dig själv varför mötet behövs eller om det räcker med ett mail eller om mötet behövs men inte just nu.
Vilka ska vara med?
Gissa inte vilka du tror bör vara med, om du är osäker fråga personen direkt. Beskriv hur du tänker kring syfte och mål och se vad personen själv tycker.
Vilket typ och nivå av möte är det?
Är det ett informationsmöte, ett beslutsmöte, problemlösningsmöte eller något annat typ av möte. Mötestypen bestämmer graden av styrning från dig som mötesledare och graden av delaktighet från mötesdeltagarna.
Är det sedan ett strategiskt, taktiskt eller operativt möte? Detta bestämmer hur detaljerat ni ska diskutera de olika punkterna på agendan – ska ni prata skruvar och muttrar eller horisonter och soluppgångar. Led så att alla förbereder sig för rätt nivå och sedan diskuterar på samma nivå. Typ och nivå, två viktiga delar för att alla ska prata rätt saker på rätt möte.
Vilken/vilka metoder ska användas för att få med alla på tåget och uppnå syftet med mötet?
Dels fungerar vi människor olika och dels beroende på typ och nivå på möte finns det olika metoder som möjliggör att vi får ett bättre resultat. Samma metod på varje möte skapar trygghet men samtidigt leder det lätt till minskat engagemang och att inte alla deltagare ges möjlighet att bidra.
Skicka kallelse inför mötet.
Beskriv syftet med mötet, hur deltagarna ska förbereda sig och sätt tidsramen. Sätt inte mötet på 60 minuter som standard, fundera en vända vad som verkligen behövs i tid.
Bestäm vilken möteskultur (spelregler) som ska gälla under era möten.
Får ni använda mobilerna under mötet? Är det viktigt att alla ska komma i tid? Får alla prata i mun på varandra? Bestäm vad som ska gälla för er så ni får en bra och inspirerande möteskultur.
Våga prova nya sätt att leda. Prova till exempel nya metoder, våga lyssna mer än du pratar, ta hjälp av andra på mötet för att information och emotion ska kunna skapa rörelse.
Innan mötet avslutas. Summera och upprepa vem som ska göra vad till när.
Hur ska ni minnas vad ni sagt och bestämt?
Behöver ni föra minnesanteckningar eller protokoll. Hur detaljerade behöver de vara? Fundera över hur de ska användas och av vilka. Eller prova något annat format, till exempel att filma eller spela in ljud, antingen hela mötet eller bara en summering. Gör noteringarna användbara för er.
Öva, öva och öva. Det finns inga misslyckanden, bara lärdomar, eller hur? Var snäll mot dig själv som mötesledare och försök ha kul. Ge dig själv omtanke och respekt – det är du förtjänt av.