Digitala möten är ett bra komplement till fysiska möten och medverkar till att skapa hållbarhet för både människa, organisation, miljö och ekonomi. En rad digitala lösningar har gjort det enklare att ha effektiva digitala möten, men är de produktiva? Svaret blir, det beror på. I en tysk studie om europeisk möteskultur framkom att oavsett om mötena sker digitalt eller fysiskt så kan mer än 40 procent klassas som lågkvalitativa. Vilket resursslöseri.

Att leda effekfulla digitala möten kräver mer ledning och kunskap om hur man skapar rätt förutsättningar i kulturen och strukturen kring mötet samt att det i digitala möten med ljud, video och skärmdelning även krävs kunskap om hur tekniken fungerar. Både hos den som organiserar och den som deltar.

Och det börjar med människorna. Detta framkom i ett forskningsprojekt på Chalmers Tekniska Högskola om distans-samarbete. Även om företag i flera år har jobbat med distansmöten och videokonferenser ligger fortfarande de mötesformerna långt efter ett fysiskt möte när det kommer till effektivitet. Studien visade att du måste titta på den mänskliga faktorn INNAN du börjar lägga till olika tekniska lösningar. För fler funktioner i en mötesmjukvara leder inte per automatik till bättre möten, snarare visade sig risken stor att verktyget blir för komplext att användarna inte orkar sätta sig in i de olika varianterna och helt enkelt inte använder dem.

Strukturen och kulturen i mötet måste vara på plats innan tekniken tas i bruk, allt för att skapa en grundläggande känsla av kontroll och delaktighet hos mötesdeltagarna.

En tydlig agenda innan samt att kommunicera ut i förväg kring mål och syfte med mötet, delar som blir särskilt viktiga i det digitala mötet. Hur kommer kommunikationen under mötet se ut, vilken grad av interaktion kommer vara möjlig? Kommer både ljud, video och skärmdelning vara tillgänglig?

För att känna sig delaktig i ett digitalt möte behöver du under mötet kunna identifiera vem det är som talar vid varje givet tillfälle. Hur är kameran placerad? Hur tas ljudet upp? Är kameran endast riktad på mötesledaren, är det en enda mikrofon mitt på bordet vilket kan göra det svårt att avgöra vem som pratar, osv. Dessa delar påverkar effekten på mötet så lägg tid på att förbereda tekniken och mötesrummet på bästa möjliga vis.

Visst går det att skapa riktigt effektfulla digitala möten.
Här kommer 10 tips för effektfulla möten i rymden:

  1. Lär dig mjukvaran. Systemet måste hjälpa deltagarna att enkelt identifiera alla parter som deltar i distansmötet, deras roller och deras relationer.
  2. Den som befinner sig på distans ska kunna se och ha tillgång till all information man behöver.
  3. Agenda, mål och syfte med mötet blir särskilt viktiga delar i det digitala mötet, så att alla mötesdeltagare är väl förberedda inför mötet. Tänk på att i kallelsen tydliggöra hur kommunikationen under mötet kommer ske (finns både ljud och bild, hur interaktivt kommer mötet vara, osv).
  4. Allt material som används ska kunna vara delbart. På möten används olika sorters material för att kommunicera och förmedla idéer och förslag. Dessa ska kunna uppfattas och kunna hanteras lika av alla mötesdeltagare.
  5. Använd om möjligt video. Gester förstärker kommunikation och att kunna ta del av dem är viktigt även i distanssamarbete. Att använda sig av referenser som ”här” och ”där” samtidigt som man kan peka på till exempel en ritning förstärker och förenklar kommunikationen.
  6. Om du är mötesledare: logga in i god tid före mötet. Då hinner du kolla tekniken, anpassa mötesrummet, ta emot deltagarna och hjälpa till om något krånglar.
  7. Inled mötet med att berätta om upplägget, t ex om man kan ställa frågor efter hand eller mot slutet. Var aktiv och fördela ordet mellan deltagarna.
  8. Börja alltid med ditt namn när du vill säga något. Då uppstår inga oklarheter kring vem det är som talar.
  9. Den som befinner sig på distans måste kunna få en känsla av att hela tiden ha samma tillgång till information som alla andra, och dessutom få bekräftelse på att de andra deltagarna tar till sig av hans eller hennes kommunikation. Säkerställ genom frågor att deltagarna är aktiva och förstår vad som sägs och bestäms.
  10. Gör ett tydligt avslut genom att tacka deltagarna och berätta vad som händer härnäst.

Stort lycka till med att skapa riktigt effektfulla och framgångsrika digitala möten!