Ny syn på möten?
Häxan&Fyren ger dig 5 nya synsätt för framgångsrika mötesvanor
Är det så att du tycker att möten ofta är dåliga, skapar frustration och tar mycket tid?
Det är tyvärr vanligt att tycka att möten är dåliga och slöseri med tid. Vår åsikt är att möten är viktigare än någonsin. Här tar vi upp fem viktiga punkter som rör en uppdaterad syn på möten. Vi kallar dem fem nya synsätt för framgångsrika mötesvanor.
1. Se mötet som ett strategiskt viktigt verktyg
Möten hålls för att driva den dagliga verksamheten framåt, för att hantera resurser, och information, system och produktion. Möten hanterar operativa uppgifter som uppstår för tillfället. Sedan finns det strategiska möten, som används för att utveckla något nytt, nya idéer, trender och lösningar. De utgör en plattform för utveckling och förändring. Ställ dig frågan: vilket möte som ska hantera vilka frågor och på vilken nivå i organisationen? Det kommer att skapa bättre möten och bra möten är en viktig faktor för framgång och utveckling.
2. Effektfulla möten ger effektiva möten
Framgångsrika möten handlar inte om att rusa igenom dagordningen och jobba så snabbt som möjligt. Framgångsrika möten handlar om att skapa möten som ger effekt, för verksamheten och medarbetaren. Med effekt menar vi att skapa förutsättningar att samla den kraft som behövs för att fatta bra beslut och nå goda resultat. Här är delaktighet och engagemang centralt och att kunna skapa ett klimat för ifrågasättande och diskussion.
3. Utveckla er mötesstruktur och möteskultur
Struktur är viktigt för att hantera stora viktiga frågor. Ett möte behöver en tydlig struktur och självklart agenda, oavsett om det är en eller flera frågor som ska avhandlas. Till agendan hör sedan målet – vad är det vi ska uppnå, vad ska vi besluta om? Men det räcker inte enbart med struktur. Även kulturen behöver utvecklas, dvs de osynliga regler som skapats genom åren för hur till exempel en grupp förhåller sig till saker och till varandra. En bra möteskultur ger motivation och energi till arbetet, och en dålig kultur kan tvärtom, begränsa och skapa låsningar
Ta reda på vad ni behöver utveckla i er organisation för att förbättra era möten. Utbilda chefer och medarbetare och ta gemensamt fram en mötesplan för er mötesstruktur och kultur.
4. Skapa mångfald bland mötesdeltagarna
Tänk efter nästa gång du bjuder in deltagare till ett möte. Är deltagaren inbjuden baserat på funktion eller representation av en enhet? Eller bjuder du in den deltagare du tror har bäst kompetens och bäst kan bidra till att lösa uppgiften?
Utefter mötets mål, se efter vilka deltagare du behöver bjuda in för att bäst kunna lösa uppgiften och uppfylla målet med mötet. Genom en mångfald av erfarenheter, kompetens och intressen kan frågor belysas från många håll och bidra till nya lösningar, intressanta diskussioner och engagemang.
5. Investera i möten istället för att spendera möten
Vi spenderar stor del av vår tid i möten och möten kostar organisationer både tid och pengar. Och, vi behöver ha dessa möten, för att kunna planera, lösa problem, informera och fatta beslut. Men välj noga vilken typ av möte du ska ha, vilka metoder som ska användas och vilka som ska bjudas in.
Att utveckla möten blir därmed en investering. Mötet med dess speciella form och struktur ger ett värde där det skapas möjligheter att utveckla och utforma saker som inte kan tas fram på annat sätt. Möten har betydelse även utanför och efter mötet då det bidrar till kunskapsöverföring och utveckling av verksamhet. Det skapar samarbeten och delaktiga och engagerade medarbetare, vilket också är en anledning att se framgångsrika möten som en investering.
