Det är lätt att komma igång med 5:2 metoden. Förutom att dina möten blir mer effektiva och fokuserade, så blir de dessutom roligare och mer kreativa. Fördelarna är att du sparar tid, minskar frustration, utan några särskilt stora förändringar. Snabbt och enkelt, för att möten ska vara roliga!
Så fungerar 5:2 metoden:
- 5 minuter reflektionstid innan mötet (varför, vad, vem, hur)
- 2 minuter reflektionstid efter mötet (PMI)
Varför ska mötet hållas?
Börja reflektionen med att ställa dig frågan: varför ska jag ha detta möte. Det ger dig svaret på vad syftet med mötet är. Du kan även prova att ställa dig frågan varför flera gånger på rad, så kanske det visar sig att det du trodde var syftet med mötet, egentligen bottnar i ett annat syfte. Vi kommer till kärnan i problemet och syftet – vad det egentligen handlar om. Undvik att ha flera syften på ditt möte, dela istället upp det på flera möten. Avsätt 1 min.
Vad ska mötet besluta eller informera om?
När du vet ditt syfte med mötet, är det lättare att planera vad som ska stå på agendan. Är det som står på agendan kopplat till syftet, d vs varför det hålls? ÄR det inte det, tänk om. Avsätt 1 min.
Vem ska komma på mötet
När du bestämd vad som är målet och syftet med mötet, är det lättare att se vem och vilka du behöver bjuda in till mötet för att uppnå målet. Är det en eller flera personer som ska bjudas in? Behöver alla vara med, behöver någon vara med på mötet som jag inte hade tänkt på från början? Avsätt 1 min.
Hur ska du genomföra ditt möte?
Är mötet ett beslutsmöte, diskussionsmöte, informationsmöte, idémöte eller vilket slags möte? När du vet vilket slags möte det är du ska ha, kan du lättare anpassa dina metoder utefter detta. Kreativa brainstorming-metoder behövs oftast vid idémöten medan inkluderande, medskapande metoder krävs vid beslutsmöten.
Hitta metoder som du tycker är roliga och lätta för mötet, så kommer garanterat dina mötesdeltagare att tycka det med. Avsätt 2 minuter.
Utvärdera med PMI metoden
I ambitionen att skapa så bra och effektiva möten som möjligt är det viktigt att regelbundet utvärdera sina möten. Känner alla deltagare sig delaktiga? Håller vi orken och kreativiteten uppe under våra möten? Utvärdera och utveckla! En snabb och enkel metod för utvärdering är PMI.
PMI står för ”Plus”, ”Minus” respektive ”Intressant” och är en metod som är speciellt användbar när man vill följa upp eller utvärdera ett projektarbete, göra en sammanfattning av en idédiskussion eller vid utvärdering av olika idéer och förslag.
Be deltagarna att i 2 minuter reflektera över följande och skriva ner vad som var ”plus”, ”minus” och ”Intressant” med mötet. Utvärderingen kan göras tillsammans med gruppen på ett blädderblock, en whiteboard eller på ett A-4 papper. Deltagarna skriver direkt på blocket eller på post it lappar.
Avsätt 2 minuter.
